De Sectorraad Gespecialiseerd Onderwijs (SGO) is de organisatie die zich vanuit haar expertise en uitgebreide netwerk inzet voor leerlingen met een extra ondersteuningsbehoefte in het onderwijs. SGO vertegenwoordigt de scholen in het speciaal basisonderwijs, het speciaal onderwijs en het voortgezet speciaal onderwijs (cluster 3 en 4).
Het team van de Sectorraad GO kent een compacte professionele bezetting: een directeur-bestuurder die verantwoordelijk is voor het strategische beleid van de vereniging en de uitvoering daarvan. En een aantal beleidsadviseurs die vanuit hun portefeuilles zowel beleids- als projectrollen hebben, een relevant netwerk ontwikkelen en coördineren. Een van de beleidsadviseurs heeft tevens een coördinerende rol om ervoor te zorgen dat strategische ambities worden vertaald naar een effectieve jaarcyclus. Dit in nauwe samenwerking met de directeur-bestuurder en de office manager.
De uitdaging!
Voor het verenigingsbureau zijn wij op zoek naar een ervaren, proactieve en gedreven office manager die de operationele en administratieve backbone van de organisatie is. Iemand die veel voldoening haalt uit het enerzijds ondersteunen van de directeur-bestuurder en anderzijds er voor zorgt dat de kwaliteit van de administratieve processen gewaarborgd is en alles achter de schermen perfect en efficiënt verloopt. Iemand die moeiteloos schakelt tussen de diversiteit aan werkzaamheden en hierin de rust en het overzicht kan bewaren. Iemand die vanuit bewezen ervaring en senioriteit een ware sparringpartner is voor alle teamleden en daarbij een warm hart toedraagt aan het doel en de missie van de Sectorraad.
Wat ga je doen?
Als office manager ben je de coördinerende, maar ook meewerkende, kracht achter een zeer divers palet aan taken:
- Agendabeheer voor de directeur-bestuurder en de coördinerende beleidsadviseur;
- Coördineren van de secretariële ondersteuning door de inzet van virtuele assistentie voor de overige medewerkers van het bureau;
- Voor de financiële en personele administratie wordt de Sectorraad ondersteund door een externe partij. Hiermee onderhoud je contacten, bewaak je de processen maar zorg je zeker ook zelf voor inhoudelijke expertise en ondersteuning;
- Je werkt nauw samen met de coördinerende beleidsadviseur onder andere op het gebied van het samenstellen van de jaarcyclus- en planning en het bepalen van de vergaderstructuur en deze uitrollen;
- Je zorgt voor de administratieve ondersteuning (agenda opstellen, jaarplanning maken, notuleren bij vergaderingen en 2x de bij de Algemene Ledenvergadering, UBO en KvK) van de bestuursvergaderingen waarbij je ook oog hebt voor de governance;
- De Sectorraad werkt samen met een externe privacy officer en vertrouwenspersoon. Ook in de contacten met hen heb je een coördinerende en signalerende rol;
- Je bewaakt een aantal mailboxen. Hierbij komt ook het organiseren van de telefonische bereikbaarheid van de organisatie en het op de juiste plek brengen van vragen;
- De financiële administratie is ondergebracht in AFAS evenals de ledenadministratie en de project- en contractenadministratie. Je bewaakt een goed onderhoud van de diverse administraties waardoor deze altijd up-to-date en betrouwbaar is;
- Daarnaast bewaak je het applicatielandschap en zorg je voor een nauwkeurig archiefbeheer;
- De Sectorraad organiseert op jaarbasis 2x een landelijk event; Het Kennisfestival in juni en het GOngres in november. Waar nodig ondersteun je bij beide events de organisatie die in handen is van een extern organisatiebureau;
- Binnen het kantoor ben je verantwoordelijk voor de interne te organiseren teamevents;
- Contact onderhouden met de overige huurders in het kantoorpand waar dit nodig is.
Wie ben jij?
Je bent een innemende persoonlijkheid die met daadkracht en een vleug humor de overige medewerkers van de Sectorraad kan ontzorgen door vlekkeloos georganiseerde administratieve en operationele processen.
- Je bent een sterke, procesmatige en ervaren office manager;
- Je stelt de vraag achter de vraag en neemt geen genoegen met (te snelle) aannames
- Je bent positief vasthoudend en weet tot de kern van de zaak door te dringen. Je bent daarnaast ook flexibel en werkt oplossingsgericht;
- Je bent organisatorisch sterk; overziet het grotere geheel (multitasken) en kunt terugvallen op een solide planning van werkzaamheden met jouw oog voor detail;
- Je bent een verbinder maar gaat het geven van opbouwende feedback niet uit de weg;
- Je bent actiegericht, werkt gestructureerd en krijgt dingen voor elkaar;
- Je hebt een HBO werk- en denkniveau met aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende of coördinerende functie;
- Je hebt ruime ervaring met diverse ICT-tools;
- Je beheerst de Nederlandse taal en bent communicatief vaardig;
- Uiteraard ben je discreet, betrouwbaar en politiek-bestuurlijk sensitief.
Interesse?
Is dit de uitdaging die bij jou past? Solliciteer dan door je cv en motivatie te sturen naar susan.vanarragon@romyn.nl. Eerst nog vragen? Bel of app gerust met Susan via 06-45243677.
Sectorraad GO laat zich in deze procedure bijstaan door ROMYN, die exclusief verantwoordelijk is voor het succesvol invullen van deze functie.
