Bestuurssecretaresse

De uitdaging!

Als Bestuurssecretaresse ondersteun je zowel de Bestuurder als de Bestuurssecretaris. Jij zorgt ervoor dat zij zich kunnen richten op hun kerntaken, omdat jij op de achtergrond alles soepel laat verlopen. Vertrouwen en een goede werkrelatie zijn hierin essentieel: je bent niet alleen een steunpilaar in de uitvoering, maar denkt ook mee en kijkt vooruit.

Samen met je collega-Bestuurssecretaresse verdeel je het werk op basis van ieders verantwoordelijkheden. Bij afwezigheid nemen jullie elkaar naadloos waar en zorgen jullie voor continuïteit.

In deze rol is jouw blik op overzicht, rust en planning cruciaal. Jij bewaakt de balans in de week: je spreidt afspraken zorgvuldig, houdt rekening met voorbereidingstijd en zorgt dat er ruimte blijft om dossiers grondig af te handelen. Door goede afstemming, korte lijnen en een vlotte samenwerking met de Bestuurder en Bestuurssecretaris maak jij echt het verschil.

Tegelijkertijd beweeg je soepel in een omgeving met veel verschillende belangen. Je onderhoudt actief de contacten met interne collega’s én externe relaties zoals toezichthouders en samenwerkingspartners. Je begrijpt welke communicatiestijl in welke situatie past en weet tactvol en representatief op te treden.

Jouw belangrijkste taken zijn

• Het beheren en coördineren van complexe agenda’s, met oog voor prioriteit, ritme en rust en het bewaken hiervan, ook als dat betekent dat je ‘nee’ moet verkopen;
• Het monitoren en filteren van de mailboxen van de Bestuurder en het Bestuurssecretariaat;
• Het organiseren, plannen en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief agendavoorstellen, benodigde stukken en presentaties;
• Het notuleren van vergaderingen en vastleggen van actie- en besluitenlijsten, en bewaken van opvolging;
• Het onderhouden van relaties met interne en externe stakeholders en fungeren als eerste aanspreekpunt;
• Een actieve bijdrage leveren aan een goed functionerend Bestuurssecretariaat.

Wie ben jij?

Je bent een ervaren professional met hart voor de zorg en gevoel voor verhoudingen binnen een organisatie die volop in beweging is. Integriteit is voor jou vanzelfsprekend en je weet je hierin professioneel en discreet op te stellen. Dankzij jouw organisatiesensitiviteit en proactieve houding ben je iemand die vooruitdenkt, anticipeert en waar nodig zelfstandig besluiten neemt.

In deze rol sta je stevig in je schoenen. Je weet hoofd- van bijzaken te onderscheiden, stelt prioriteiten en durft daarin ook duidelijke grenzen aan te geven — altijd met oog voor de relatie. Je bewaakt het ritme, de rust en de effectiviteit van de agenda en aarzelt niet om daarin te adviseren of bij te sturen.

Je bent oplossingsgericht en weet daarbij op een creatieve en praktische manier je weg te vinden. Je schakelt soepel met verschillende gesprekspartners, van Bestuurder tot toezichthouder, en past je communicatiestijl moeiteloos aan op de situatie. Als mens ben je open, sociaal en sluit je makkelijk aan binnen het team.

Je denkt graag mee over hoe het werk slimmer of efficiënter kan. Innovatie spreekt je aan: je staat open voor ontwikkelingen zoals AI en werkt graag mee aan een toekomstbestendige en moderne invulling van het secretariaat.

Daarnaast beschik jij over

• Een secretariële opleiding;
• Uitstekende communicatievaardigheden, waarbij je begrijpt welke communicatiestijl je het beste kunt toepassen en deze ook kunt aanpassen aan de situatie;
• Kennis en ervaring met Office 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint en SharePoint).

Wat krijg je?

Je krijgt een uitdagende functie voor 32 tot 36 uur per week in een dynamische omgeving, waar je nauw contact hebt met de werkvloer. Bij Vivium werken ze hybride. Dit betekent dat je 1 tot 2 dagen thuis kan werken. Daarbij werk je in ieder geval de woensdag op kantoor. Overige dagen in overleg, waarbij een zekere mate van flexibiliteit gevraagd wordt. Verder krijg je:

• Een salaris in FWG 50 (CAO VVT);
• Je bouwt pensioen op bij het Pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW);
• Je ontvangt een eindejaarsuitkering van 8,33% in november en in mei 8% vakantietoeslag;
• Aantrekkelijke reiskostenvergoeding (meer dan in het CAO)!
• Bij #teamvivium profiteer je van verschillende voordelen, denk aan: korting op uitstapjes, en de mogelijkheid van leasen van een e-bike. Check de hele lijst: Vivium Voordelen.

Over Vivium Zorggroep

Ze zijn dé zorgspecialist in de regio Gooi en Vechtstreek en Amsterdam-Zuid. Er werken ruim 2.500 enthousiaste medewerkers die je graag verwelkomen in het team. Wanneer je bij Vivium komt werken, help je mensen hun eigen leven te blijven leiden, in elke levensfase. Zo gezond, vitaal en zelfstandig mogelijk. Vanzelfsprekend is iedereen van harte welkom bij Vivium, ongeacht afkomst, geloofsovertuiging, geaardheid of politieke voorkeur. Join the team! #teamvivium

Heb je interesse?

Snappen we! Je kunt solliciteren via de link. Liever eerst even bellen? Geen enkel probleem. Romee de Dalie vertelt je graag meer! Ze is te bereiken via: 06-30715658.

Vivium Zorggroep laat zich in deze procedure bijstaan door ROMYN, die exclusief verantwoordelijk is voor het succesvol invullen van deze functie